Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99)10§
Laatimispäivä 29.3.2022
Rekisterinpitäjä
Viialan Viri ry
Rekisteriasioista vastaava
Jäsenrekisterivastaava, valitaan sääntöjen mukaan.
Rekisterin nimi
Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri
Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus
- Yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä
- Jäsenasioista ja muusta toiminnasta tiedottaminen
- lisenssien ja skipassin ostaminen urhelijalle
- Laskujen ja maksujen lähettäminen ja seuranta
- Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja liikuntaryhmiin osallistuvista mm. seuran toimintaan liittyvien avustusten hakemista varten
- Ryhmän toiminnan toteaminen ja kehittäminen
Rekisterin tietosisältö
- Rekisteröidyn nimi, syntymävuosi, kotipaikka, yhteystiedot, puhelin nro, sähköposti(t)
syntymäaika ja sukupuoli (vain kun tarve on)
- lisenssien ja skipassia ostoa varten henkilötunnus, mikäli tarve on.
- Muut rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tai ilmoittamat tiedot
- Laskutus-, maksu- ja liikuntaryhmätiedot
Tietolähteet
Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tai ilmoittamat tiedot
Tietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsen on ryhmässä jäsenenä seuran sääntöjen mukaan.
Henkilötietojen käsittelijät
Ryhmän jäsenet pyritään jaottelemaan seuraaviin rooleihin
- Ylläpitäjä(t)
- Jäsen
- Johtokunta
Ylläpitäjät voivat käsitellä kaikkia tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja jäsentietoja. Muut voivat käsitellä vain osaa niistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Emme myy tai vuokraa jäsenten henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa
- Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
- Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.
- Jos osallistumme ryhmänä johonkin tapahtumaan, jossa kysytään sellaisia henkilötietoja, joita meillä on sinusta ja jos osallistut ryhmämme edustajana kyseiseen tapahtumaan, voimme luovuttaa nämä tiedot tapahtuman järjestäjälle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Seuran johtokunta vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna johtokunnalle tai rekisterinpitäjälle.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Seuran johtokunta ylläpitää käyttäjätunnuksia.
Manuaaliset listaukset
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään asianmukaisessa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.